회사에서 업무 처리 속도의 평가 방법은 두 가지다, 빠르다 혹은 늦다. 그 사이에 뭔가 개념이 있을 것 같지만 실제로 그것도 빠르다와 늦다 중 하나다.



그러나 이런 식으로 사람들의 업무 역량을 판단하는 것은 매우 매우 비과학적이며 주관적이다. 업무 처리 속도가 빠르거나 늦다고 평가하는 회사의 경우 대부분 업무 지시를 할 때 업무 완료 시간을 구체적으로 명시하는 경우가 드물다. 대충 "다음 주 월요일까지 완료"라는 식으로 업무 지시를 하는 경우가 많다. 만약 업무 지시를 할 때 "이 보고서를 2006년 4월 11일 오전 12시까지 제출하시오"라고 한다면 그 시간을 기준으로 업무가 완료되었나 그렇지 않냐를 따질 수 있다. 이 때 업무에 대한 평가는 완료되었느냐 그렇지 않았느냐로 나뉜다.



4월 11일 오전 12시를 기준으로 받은 보고서를 재검토하지 않고 즉시 사용할 예정이라면 업무 지시 사항에 반드시 그렇게 할 것임을 언급해야 한다. 재검토를 할 시간을 벌려면 최소한 중간 보고에 대해 명확히 지시를 해야 한다. 중간 보고에 대한 지시나 즉시 사용 예정임을 고지하지 않았다면 회사의 관습에 의존하여 판단할 수 밖에 없다. 관습적으로 지정된 시간에 받은 보고서를 재검토한다면 재검토를 전제하여 보고서를 작성하게 될 것이다. 이런 관습이 있는 회사의 경우 4월 11일 오전 12시라는 제한 시간은 업무의 1차 완료지 업무 종결을 의미하지는 않는다.



회사 업무를 수행하는 사람에 대해 빠르다, 늦다라고 평가하는 것은 제대로 된 업무 지시가 있을 때 가능하다. 업무 지시는 명확해야 하며 구체적이어야 한다. 명확하고 구체적인 업무를 제대로 수행하지 못했을 때 비로소 그것을 탓하고 개선을 요구할 수 있다. 누군가에게 "당신은 업무 속도가 너무 느린 것 같아"라고 탓하거나 "업무 속도는 빠른데 유능하지는 않아"라고 비판한 적이 있는가? 그리고 당신이 회사의 상사라면 문제는 그 사람이 아니라 자신에게 있을 수 있다. 제대로 지시를 하는 것은 상사의 가장 중요한 업무 역량이다.



구렁이 담 넘어가듯 업무 지시를 하고 측정과 평가만 칼날을 벼리는 상사는 직장에서 가장 먼저 퇴출되어야 할 암적 존재다.

과학적 업무 지시를 위한 5가지 원칙

1. 업무 시작과 완료 시간을 정확히 명시할 것

다음 주 중으로, 내일까지, 업무 시간 이내에와 같은 표현을 쓰지 말아야 한다. 해당 업무의 소요 시간을 정확히 파악해야 한다. 8시간이 걸릴 업무라면 업무 시작 시간을 기준으로 휴식 시간과 식사 시간, 야근 시간 등을 고려하여 완료 시간을 명시해야 한다.

2. 업무 우선 순위를 재배치할 것

업무를 처리하는 사람이 현재 진행 중인 업무와 지시한 업무 사이에 무엇을 우선하여 처리해야 하는 지 명시해야 한다. 새로운 우선 순위를 설정할 경우 다른 업무는 지연된다. 이것을 명확히 하지 않으면 상사의 지시에 의해 지연된 업무를 탓하는 어처구니 없는 일이 벌어진다.

3. 관계 업무를 정의할 것

자료의 조사를 위해 협조해야 할 타 부서의 관계자를 명확히 알려 주고, 해당 자료를 배포할 곳도 알려 줘야 한다. 또한 해당 업무가 다른 어떤 업무와 연관되어 있는 지 정의해야 한다. 또한 상사는 이런 관계 업무를 잘 처리할 수 있도록 사전에 조율을 해야 한다.

4. 중간 보고의 형태를 정의할 것

업무의 진행 상황을 파악하기 위해 중간 보고를 어떤 시점에 어떤 산출물로 할 것인지 알려줘야 한다. 업무를 지시한 후 보고 날짜만 기다리고 있거나 지나치며 잘 되고 있지?라고 확인하는 것은 무능력한 상사의 전형적인 행태다.

5. 업무 측정 단위를 명시할 것

가능한한 빨리 업무를 완료하는 것이 중요한가? 제한된 시간 안에 업무의 완성도를 높이는 것이 중요한가? 상사의 업무 지시에는 업무의 측정 단위가 무엇인 지 명확히 이야기해야 한다. 업무 지시를 할 때마다 빨리 빨리를 외친다면 그것은 업무를 측정하지 않겠다는 소리와 같다. 이런 상사들은 업무를 지시하는 것이 아니라 부하 직원을 종처럼 부려 먹는 것과 같다.

이 원칙에 따라 업무 지시의 예제는 다음과 같다.



- 잘못된 업무 지시

"김대리, 이 보고서는 다음 주 수요일 사장님이 참석하는 이사 회의에서 발표하게 될 거야. 다른 부서의 보고서는 성과 지표를 중심으로 언급하게 될 것인데 우리 부서는 그 자료를 취합하여 부서간 관계를 이야기해야 하네. 회계팀의 이 대리와 법무팀의 김 과장에게 협조를 요청해 뒀으니 자료를 받아와서 검토하게. 날짜가 급박하니 현재 진행 중인 업무는 이대리에게 2시간 이내에 인계하고 오후 4시부터 업무를 시작해야 하네. 문서는 20 page가 되어야 하고 주요 주제와 이야기 흐름은 메일로 보냈으니 참조하게. 금요일 오전 11시까지 1차 보고서를 제출하고 오후 1시 30분에 관계자들과 회의를 할 껄세."



과학적 업무 지시는 상사가 훨씬 많은 일을 해야 가능하다.

직급이 올라갈수록 할 일이 별로 없다면 그 회사에 문제가 있거나

과학적으로 일하지 않는 상사라는 걸 직접 증명하고 있는 것이다.

[지구촌 경제] 아이디어는 여유에서 나온다





요즘 기업들의 화두는 '혁신(Innovation)'이다. 혁신이란 지금까지와는 다르게무언가 새롭고 좋은 변화를 가져온다는 것을 뜻한다.

혁신이나 창조는 업무에 매달려 바쁠 때보다 한가하고 여유로울 때 나오는 경우가 많다. 그래서 요즘 앞서가는 선진 기업들은 직원들에게 업무 외에 '창조적 시간(Creativity time)'을 따로 주거나 자유로운 기업 문화를 제공한다. 그대표적인 예가 미국의 3M과 구글, 지넨테크 등이다.

먼저 가장 최근에 알려진 지넨테크 사례를 보자.

지넨테크(Genentech)라는 생명공학 회사는 포춘이 최근 발표한 '2006년 가장 일하고 싶은 100대 기업' 중 1위를 차지했다. 퀄컴(23위), 골드만삭스(26위), 스타벅스(29위), 마이크로소프트(42위), 인텔(97위) 등 기라성 같은 기업들을 모두 물리쳤다.

지넨테크는 어떤 회사일까. 이 회사의 직원수는 지난 1월 현재 9000명이고 지난해 연간 매출은 66억달러다. 기업 규모로는 미국에서 중소기업에 속한다. 그러나 이 회사 매출은 지난 4년간 3배나 급증했다. 주식가격은 주당 95달러로 지난 1년간 100% 이상 상승했다. 성장속도가 매우 빠르다.

무엇보다도 기업의 실질가치를 나타내는 이 회사 시가총액은 1020억달러를 호가한다. 미국의 대표적 제약업체인 머크나 릴리의 시가총액을 넘어선다. 미국 전체 기업을 포함해도 20위 안에 든다.

지넨테크 성공의 비밀은 무엇일까. 직원들에게 다른 기업보다 많은 돈을 주기 때문일까. 그러나 이 회사 직원들의 평균 연봉은 7000만원에도 못 미친다. 평균 연봉 1위인 러셀인베스트먼트(57만4373달러)에 비하면 8분의 1에 불과하다.그런데도 직원들의 만족도는 최고다.

포춘은 지넨테크의 성공 비밀이 기업문화에 있다고 분석했다. 샌프란시스코 국제공항 북쪽에 위치한 본사는 회사라기보다는 마치 대학캠퍼스 같다. 캠퍼스처럼 넓고 자유분방한 분위기다.

회사 내에선 카푸치노 커피 등 음료수를 무료로 마실 수 있다. 점심 땐 취향에따라 생선초밥이나 스파게티도 무료로 먹는다. 그리고 매주 금요일에는 맥주파티가 열린다. 이는 1970년대 창업 이래 내려오는 전통이다. 당시 대학을 갓 졸업한 몇몇 젊은 과학자들이 입사해 즐기던 것이 이젠 전 회사 차원의 문화가 됐다.

또 이 회사 직원들은 오래 전부터 정장을 입지 않는다. 회사 주차장은 직급에 따라 할당되어 있지도 않고, 임원을 위한 특별 식당도 없다.

지넨테크의 이 같은 '노는 문화'는 그러나 그저 '놀고 먹기 위함'이 아니다. 핵심은 직원들의 창의성을 고양하고 생산성을 높이는 것이다. 이를 위해 지넨테크가 채택한 가장 중요한 정책이 직원들에게 '창조적 시간(C-time)'을 부여하는 것이다. 연중 근무시간의 20%는 평소 업무에서 벗어나 자신이 원하는 프로젝트를 하도록 권장한다.

또 지넨테크는 최고의 인재를 뽑는 데 심혈을 기울인다. 그러나 단지 인재를 뽑는 데만 그쳐서는 안된다고 생각한다. 인재들이 자신의 능력을 최대한 발휘할 수 있는 환경을 조성하는 데 심혈을 기울인다. 그 일환이 바로 직원들에게 'C-타임'을 주는 것. 그래서 재충전이 필요한 직원들에게는 안식년도 충분히 제공한다.

이 회사 아트 레빈슨 최고경영자(CEO)는 "전혀 관료적이지 않은 자유스러운 지넨테크 기업 분위기가 높은 창의성과 생산성을 낳는 원천"이라고 강조했다.

C-타임의 원조는 스카치테이프와 포스트잇(Post it)으로 유명한 3M이다. 스카치테이프, 포스트잇은 전 세계적으로 안쓰이는 곳이 없을 정도다. 이들 제품은창의성을 적극 권장하는 3M의 기업문화에서 탄생했다.

3M은 세계적인 아이디어 기업이다. 이 회사가 아이디어 기업으로 불리는 이유는 기업 풍토가 남다르기 때문이다. 3M은 근무시간의 15%는 개인 아이디어에 쓰라는 '15% 룰'로 유명하다.

이 회사 기술연구원들이 연구 시간의 15%를 회사에서 주어진 업무와 관계없이 자신이 원하는 연구 프로젝트나 작업에 사용할 수 있도록 제도화한 것이다. 자신이 원하는 일을 할 때 아이디어가 나오고 일의 효율도 극대화할 수 있다는 연구직 종사자들의 특성을 감안해 도입한 제도다.

'15% 룰'에 따라 연구원들은 근무시간에 자신이 원하는 프로젝트를 연구할 수 있다. 또한 그 연구가 실패하더라도 회사측에서 아무런 책임이나 이유를 묻지 않는다.

따라서 연구개발자들이나 기술자들은 이 규칙을 활용해 자유롭게 흥미 있는 연구에 도전할 수 있다. 이러한 자유로운 휴식이나 여유 있는 제도 속에서 새로운 아이디어가 생겨나는 것은 당연하다.

3M은 또 최근 3년 내 개발한 제품으로 매출의 30%를 올린다는 '30% 원칙', 상사가 모르는 비밀프로젝트를 권장하는 '밀주제조' 제도, 아이디어가 나오면 각부서가 모여 그것만을 위해 조직을 따로 만드는 '제품챔피언' 제도 등 다른 기업보다 창의성 실현을 위한 조직문화가 잘 마련돼 있다.

이 같은 시스템 덕분에 3M은 오늘날 하루 평균 1.4개의 신제품을 쏟아내고 있다. 제품수로 치면 1만3000여 종에 달하는 제품을 생산해 판매하고 있는 것. 기업 문화는 이처럼 구성원의 창의력을 개발해 생산력 향상과 기술혁신을 몰고오는 엄청난 역할을 한다.

'C-타임'을 적극 활용하고 있는 또 다른 기업은 구글(Google)이다. 98년 미국 스탠퍼드대 대학원생 래리 페이지와 세르게이 브린이 설립한 이 회사는 2004년8월 나스닥에 상장됐다. 그러나 구글은 상장 2년도 채 안되는 사이에 마이크로소프트(MS)를 위협할 정도로 막강한 기업이 됐다.

구글은 지난해 후반 미국 기업 사상 최단 시일에 시가총액 1000억달러를 돌파했다. 이 회사 시가총액은 약 1180억달러(1월 20일 기준)로 IT기업 중 MS, 인텔, IBM 다음이다.

구글은 IT회사지만 IT 전문가만 채용하지 않는다. 세상이 워낙 빨리 변해 '전문가'라는 게 의미가 없다는 것이다. 대신 새로운 업무를 빨리 배우고, 새로운일을 만들어 낼 수 있는 인재를 뽑는다.

신경외과 의사를 영입해 네트워크 운영을 맡기거나 자동차 경주 선수, 발레리나 등 다양한 영역에서 활동하던 사람들을 끌어들인다.

인재를 채용한 다음에는 자유로운 발상과 창의력을 유지하도록 근무 시간의 20%는 담당 업무가 아닌 개인 프로젝트를 할 것을 권유한다. 지넨테크와 같은 '20% C-타임제'다. 자유로운 분위기 속에 그들이 기발한 아이디어로 성과를 낼 수 있도록 하기 위해서다. '회사를 키우는 종합비타민, C타임'을 통해 당초의 창조적 벤처 정신을 계속 유지해 가겠다는 의도다.

[오화석 기자]

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